by nanis: menulis surat

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu melihat seseorang menggunakan alat komunikasi untuk dapat berhubungan dengan seseorang yang dikehendakinya. Seiring dengan pertumbuhan ilmu pengetahuan, teknolog, dan informasi dari tahun ke tahun mengalami peningkatan yang cukup signifikan di lingkungan masyarakat indonesia. Orang-orang dulu tidak secanggih dengan orang-orang di jaman sekarang.

Apabila kita mengamati secara detail, ada beberapa perbedaan yang membedakan antara orang-orang jaman dahulu dan jaman sekarang. Salah satu diantaranya dalam perbedaan cara berkomunikasi dengan sesama atau dengan kerabat kita. Dahulu sangat sulit kita berkomunikasi dengan kerabat kita yang jauh disana tetapi jaman sekarang kalaupun kerabat kita sangat jauh, kita masih dapat berkomunikasi dengan mudahnya yaitu kita menggunakan salah satu contoh alat komukasi yaitu telfon genggam, gadget yang satu ini sangat menonjol di jaman sekarang di bandingkan dengan gadget-gadget yang lain. Coba kita liat di jaman dahulu, orang-orang hanya mengandalkan selembar kertas untuk biasa berkomunikasi dengan kerabatnya yang berada jauh disana yaitu dengan salah diantaranya menggunakan surat menyurat walaupun masih sedikit orang yang mempergunakan surat untuk dapat berkomunikasi dengan para kerabatnya yang jauh disana tetapi surat merupakan suatu alat komunikasi yang ada di jaman dahulu.

B. Rumusan Masalah

1. Bagaimanakah syarat surat yang baik?

2. Apakah ciri-ciri surat dan fungsi surat?

3. Bagaimanakah bentuk- bentuk surat?

C. Tujuan

Tujuan penulisan makalah ini adalah :

1. Untuk mengetahui syarat surat yang baik.

2. Untuk ciri-ciri surat dan fungsi surat

3. Untuk bisa mengetahui cara bentuk-bentuk surat.

BAB II

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN SURAT

1. Pusat pembinaan dan pengembangan bahasa departemen pendidikan nasional
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

2. PRAJUDI ATMOSUDIRDJO
Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

Jadi, Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis oleh suatu pihak atau seseorang kepada pihak atau orang lain.

B. Ciri-ciri surat

1. Surat merupakan pesan tertulis E-mail atau electronic mail biasa disebut sebagai surat, di atas kertas.

2. Isi pesan dalam surat berupa informasi atau persuasi
Secara garis besar pesan dalam surat dibagi menjadi 2 golonganya itu informasi dan persuasi. Pesan disebut sebagai informasi jika isinya adalah menyampikan fakta, dan pesan disebut persuasi jika isinya merupakan ungkapan keinginan atau pikiran penulis kepada pembacanya dengan harapan pembacanya bisa berpikir atau bertindak sesuai dengan keinginan.

3. Surat memiliki bagian yang standar
Ciri khas surat yang membedakannya dengan pesan tertulis lain adalah bagian-bagian yang membentuknya.

4. Surat memiliki bentuk yang standar
Faktor yang membedakan surat dengan jenis pesan tertulis lain bukan hanya isinya, tapi juga bentuk tampilannya. Contoh bentuk surat
1. Bentuk Resmi
2. Bentuk Lurus
3. Bentuk Bertekuk

5. Surat memiliki satu pesan inti
Praktek yang umum dalam korespondensi selalu menganut azas “satu surat satu pesan”.surat wawancara misalnya, pesanya hanya memberitahukan pembaca agar datang untuk wawancara.

6. Gaya bahasa surat bisa formal atau informal

Bahasa formal (baku) adalah bahasa yang digunakan dalam forum resmi seperti rapat resmi, pidato dsb. Kelebihan bahasa formal adalah ketegasan (tidak terkesan ketidak seriusan) dan kejelasan pesan, dan kelemahan adalah tidak ekspresif (sulit menunjukan rasa tidak suka, kecewa, dsb.)

C. FUNGSI SURAT

Fungsi dari surat adalah:

1. Alat untuk menyampaikan idea tau informasi

Surat dijadikan sebagai alat penyampai informasi dari penulisnya kepada pembaca/penerimanya. Sebagai alat komunikasi surat tidak hanya bersifat satu arah, melainkan juga dua arah dan ke segala arah. Artinya surat juga dapat dibalas (surat balasan) sebagai timbal balik dan surat juga dapat dibuat/ditujukan kepada lebih dari satu orang (surat edaran, pengumuman, surat pembaca pada surat kabar dan lain-lain).

2. Bukti tertulis

Surat dapat dijadikan bukti tertulis untuk berbagai keperluan. Sehingga jika terjadi sesuatu (misalnya kekeliruan) kelak kemudian hari, surat dapat dijadikan acuan. Misalnya pada surat-surat perjanjian, surat waris dan sebagainya. Segala jenis surat juga dapat diabadikan/diarsipkan untuk kepentingan-kepentingan lain kelak kemudian hari.

3. Sebagai duta atau wakil penulis

Dalam hal ini penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.

4. Alat mengingat

5. Bukti historis

6. Pedoman kerja

7. Sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan

8. Sebagai alat promosi

9. Sebagai bahan untuk mengambil keputusan (misalnya surat penawaran dan surat pelaporan)

D. SYARAT SURAT YANG BAIK

Surat dapat dikatakan baik jika memenuhi syarat-syarat berikut:

1. Surat disusun dengan teknik yang benar, antara lain:

a. Letak bagian surat sesuai dengan bentuk surat.

b. Pengetikan betul, jelas, bersih, dan rapi.

c. Pemakaian kertas yang sesuai, baik ukuran kertas, jenis kertas maupun warnanya.

2. Isi surat dinyatakan dengan jelas, ringkas, dan eksplisit.

3. Menggunakan bahasa yang:

a. Tepat, sesuai dengan orang yang menerimanya, sesuai isi yang dikandungnya.

b. Efektif:

1. Sederhana

2. Ringkas

3. Jelas

4. Sopan

5. Menarik:

a. Kalimatnya bervariasi

b. Menggunakan paragraf induktif

c. Menggunakan gaya bahasa yang tepat

E. JENIS SURAT

1. Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut :

A. SURAT PRIBADI

Yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Surat lamaran termasuk surat pribadi. Atau pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah :

a. Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi atau keluarga.

Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orangtuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.

b. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.

Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu :

1. Sumber Informasi

Saat ini sangat banyak informasi lowongan pekerjaan yang dapat diperoleh dengan mudah dari berbagai sumber informasi tinggal bagaimana seorang pencari kerja dapat memanfaatkan berbagai sumber yang ada. Sumber informasi lowongan pekerjaan tersebut di antaranya dari :

a) Iklan Surat Kabar, Radio, Televisi atau Internet

b) Pengumuman yang berasal dari kantor/perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja

c) Pengumuman dari DEPNAKER

d) Pegawai kantor atau perusahaan, dan sebagainya

2. Pedoman Penulisan Surat Lamaran

1. Surat lamaran dapat ditulis tangan oleh pelamar dengan kertas folio bergaris tetapi tidak boleh pada halaman bolak-balik atau diketik dengan kualitas kertas yang baik (HVS minimal 60 gram) dengan jarak baris 1,5 spasi. Pada bagian tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki perlunya dibubuhi materai.

2. Isi surat lamaran terdiri dari :

a. Tempat dan tanggal surat

b. Alamat surat

c. Perihal

d. Salam pembuka

e. Kalimat pembuka

f. Data pribadi

g. Data lampiran

h. Kalimat penutup

i. Kata penutup

j. Tanda tangan dan nama jelas

k. Materai jika diminta

3. Lampiran Surat Lamaran

Lampiran surat lamaran disesuaikan dengan permintaan dari sumber informasi dan penyusunannya diurutkan kecuali untuk pas foto dan foto copy bisa diletakkan di atas susunan lamaran, bisa juga pelamar menambahkan persyaratan lain yang sifatnya melengkapi syarat yang sudah ada agar lebih bisa menjadi bahan pertimbangan.

Apabila sumber informasi lowongan kerja tidak mencantumkan/meminta syarat secara lengkap biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya dengan melampirkan

a. Daftar Riwayat Hidup

b. Foto Copy Ijasah

c. Foto Copy KTP dan

d. Pas foto

4. Proses Pengajuan

Apabila surat lamaran sudah dibuat dan semua lampiran sudah siap maka langkah selanjutnya adalah dikemas atau dimasukkan ke dalam map atau amplop dan di halaman muka ditulis alamat kantor atau perusahaan yang dituju dan perihalnya.

Selanjutnya lamaran siap dikirim atau diserahkan dan yang perlu diperhatikan adalah waktu pengiriman atau penyerahan lamaran jangan sampai melewati batas waktu penerimaan lamaran.

c. Surat Perijinan

Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan ijin kepada pihak tertentu untuk mendapatkan ijin yang dimaksudkan.

Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang, surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.

Contoh :

1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah

2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan sebagainya.

B. SURAT RESMI

Adalah surat yang disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya. Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:

1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.

2. Surta niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

3. Surat sosial, yaitu surat resmi yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba ( nonprofit).

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat, terdiri dari :

- Nama instansi / lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar

- Alamat instansi / lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

- Logo instansi / lembaga

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

4. Hal, berupa garis besar isi surat

5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

8. Isi surat

(-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).

9. Penutup surat

Penutup surat, berisi

- salam penutup

- jabatan

- tanda tangan

- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

10. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

C. MEMO

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara resmi.

2. Berdasarkan Jumlah Penerimanya :

a. Surat Biasa
Surat yang dikirimkan oleh seseorang atau instansi kepada seseorang atau instansi lain.

b. Surat Edaran
Surat yang dikirimkan untuk beberapa orang atau instansi, namum masih terbatas.

c. Pengumuman
Surat yang ditujukan kepada khalayak ramai (beberapa orang atau instansi yang identitasnya tidak dapat ditunjukkan satu persatu.

3. Berdasarkan Keamanan Isinya:

a. Surat Biasa
Surat yang apabila dibaca oleh pihak lain tidak akan merugikan penerima atau pengirimnya, Misalnya: Surat Undangan dan Surat Edaran.

b. Surat Rahasia
Surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pihak yang dituju,tidak boleh diketahui oleh pihak lain.Dan biasannya ditandai oleh kata”RAHASIA”atau disingkat”RHS”.

c. Surat Sangat Rahasia
Biasanya Surat ini berhubungan dengn keamanan Negara,Biasanya ditandai oleh kata.”Sangat Rahasia” atau disingkat “SRHS”.

4. Berdasarkan isi surat

a. Surat Undangan

b. Surat Laporan

c. Surat Pemberitahuan

d. Surat Permohonan Ijin

e. Surat Perintah

f. Surat Keterangan

g. Surat Perjanjian

h. Surat Keputusan

i. Surat Kuasa

F. BENTUK SURAT

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal 5 macam bentuk surat,yaitu :

Bentuk lurus penuh (full block style), yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :

Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :
1.Kop Surat
2.Tanggal dibuatnya surat
3.Nomor Surat
4.Lampiran
5.Hal
6.Surat yang di tujukan
7.Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Bentuk lurus (block style), pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat. Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Bentuk setengah lurus (semi block style), sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjoraok (masuk ke dalam). pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan. Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

Bentuk lekuk (indented style), penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :
Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

5. Bentuk menggantung (hanging paragraph), sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penukisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :
1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran/Hal
5. Hal/Lampiran
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat
8c. Penutup isi surat
9. Salam Penutup
10. Nama jabatan
11. Tanda Tangan
12. Nama yang mendatangani
13. Tembusan
14. Halaman lampiran surat/Inisial

BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan atau informasi secara tertulis oleh suatu pihak atau seseorang kepada pihak atau orang lain. Jenis surat dibedakan atas kepentingan dan pengirimnya, Jumlah Penerimanya, Keamanan Isinya, Isi surat. Adapun bentuk-bentuk surat yang biasanya digunakan dalam surat dinas yaitu bentuk lurus penuh, betuk lurus, bnetuk setengah lurus, bentuk lekuk, bentuk menggantung.

B. Saran

Dalam membuat surat kita harus memperhatikan kalimat yang kita gunakan. Hendaknya dalam menulis surat kalimat yang digunakan harus tepat dan efektif serta tidak terbelit-belit. Sehingga pesan yang terkandung di dalam surat dapat dengan mudah dipahami oleh pembacanya. Selain itu, sebelum menulis surat hendaknya kita mengetahui untuk siapa surat yang kita buat. Dengan kita mengetahui penerima surat tersebut, kita dapat menggunakan kalimat sapaan yang benar serta jenis surat yang dibuatnya juga benar.